ArchivoX

ArchivoX es una plataforma para la administración del ciclo documental basado en las TRD, que incorpora seguridad, trazabilidad y eficiencia.

Se encarga de centralizar los documentos que se producen a diario en las organizaciones, asegurando la gestión, integridad, disponibilidad, control y perdurabilidad de la misma. Una de las características de este producto son los metadatos dinámicos, que permiten su asociación a expedientes electrónicos y tipos documentales; otro atributo es la gestión de archivos, que armoniza los expedientes electrónicos y físicos en el sistema, y además efectúa las transferencias documentales.

Todas las funcionalidades están desarrolladas en SharePoint y aprovechan las características nativas de esta plataforma. Además, hace uso de Microsoft Office para la generación de documentos.

Multiples sectores

La gestión documental es un problema transversal a múltiples industrias, por eso nuestra solución puede ser utilizada por organizaciones pertenecientes a sectores gubernamentales, académicos, y cualquier entidad que cumplan función pública de carácter privado.

Soluciones que construyen:

La continua dinámica de los procesos requiere arquitecturas flexibles, que brinden empoderamiento a los usuarios y permitan a las organizaciones ser cada día más eficientes. ArchivoX le permitirá eliminar la desorganización y la falta de control de los documentos empresariales sin recurrir a altos costos de administración tecnológica y dando cumplimiento a toda la normatividad vigente.

Funcionalidades destacadas:

• Organización:Los expediente electrónicos son creados de acuerdo a las TRD de cada organización, por esta razón ArchivoX automatiza el proceso de transferencia y eliminación.

• Autonomía:Permite la creación, clasificación y asociación de metadatos personalizados de manera ágil y sencilla a la Subserie o a los Tipos Documentales.

• Seguridad:Genera Hash a cada documento incluido en el expediente, para garantizar su integridad.

• Cumplimiento:En ArchivoX los expedientes generan índices electrónicos para cumplir con los estándares de Gobierno en Línea.

Ventajas:

• Interoperabilidad:Cuenta con una capa de interoperabilidad, que almacena y consulta documentos, crea y busca expedientes provenientes de otros sistemas de información.

• Migración:Dispone de un componente de migración que automatiza procesos de carga de imágenes y metadatos de documentos digitalizados.

• Ahorro:Crea un ecosistema donde los usuarios gestionan, en mayor medida, documentos 100% electrónicos, lo cual evita el consumo inapropiado de papel.